Autor: Michael Silber

Was hat der Film Apollo 13 mit unserem Arbeitsalltag zu tun? Mehr als man denkt. Die Geschichte zeigt, wie Teams mit den vorhandenen Bordmitteln gemeinsam Lösungen finden. Wir befinden uns zwar nicht in einer (lebens-)bedrohlichen Situation wie die Astronauten damals. Doch hat sich unser Arbeitsumfeld seit der Corona-Zeit stark verändert: Home-Office, weniger persönliche Begegnungen und neue Formen der Zusammenarbeit. Es ist es umso wichtiger, Zusammenhalt, Austausch und Teamgeist weiterhin lebendig zu halten. Dazu kommen neue Entwicklungen in der Technischen Kommunikation und der Einsatz von KI.

In unserer Veranstaltung haben wir zwei Teams auf eine gedankliche Reise geschickt mit der Fragestellung: „Was würdet ihr machen, wenn ihr …

1. … tecteam als Startup heute neu gründen würdet?
2. … tecteam weiterdenken und entwickeln würdet?

Kernfragestellungen waren:

• Struktur, Effizienz und Zusammenarbeit – Welche Strukturen, Zuständigkeiten und Schnittstellen tragen den Wandel und sichern Leistungsfähigkeit, Effizienz und Vertrauen?
• Kunden und Märkte – welche Märkte und Kunden sind zukünftig relevant und wie erreichen wir ebendiese Zielgruppen mit unseren Stärken?
• Technologie: Hebel statt Risiko – Wie können KI und Digitalisierung Wachstum unterstützen, ohne Identität und Qualität zu gefährden?
• Produkte und Dienstleistungen – Welche Angebote sichern die Zukunft, schärfen unser Profil und nutzen Innovation intelligent?

Heraus gekommen sind eine ganze Menge an Ideen und Impulsen, die nachfolgend zusammengefasst aufgelistet sind.

Welche zentralen Dienstleistungsfelder könnten interessant werden?

• Digitaler Produktpass (DPP)
• Neue Maschinenverordnung
• Bildungsangebote und Trainings
• KI-Anwendungen
• Beratungsleistungen
• Dienstleistungen außerhalb der klassischen Technischen Redaktion

Welche konkreten Dienstleistungen können sich daraus ergeben?

Digitaler Produktpass (DPP)

• Serviceprovider für Datenaggregation, Lebenszyklusmanagement sowie Normen- und Compliance-Unterstützung
• Bewertung des Reifegrads von Dokumentationen
• Zugang zu neuen Branchen, die bisher nur geringe Dokumentationspflichten hatten
• Beratung zur Digitalisierung von Dokumentation im Kontext der neuen Maschinenverordnung und des DPP

Künstliche Intelligenz

• Übernahme von „Human-in-the-Loop“-Aufgaben (Inhalte bereitstellen, KI-Ergebnisse prüfen, KI für bestimmte Aufgaben trainieren)
• Nutzung von KI für Leistungen, die bisher nicht angeboten werden konnten (z. B. Programmierung)
• Aufbau und Pflege von Wissensdatenbanken (z. B. Juno von DOCUFY)
• Angebote für KI-skeptische Kunden:
  • Nutzung ausschließlich sicherer Anwendungen
  • Veröffentlichung nur geprüfter Inhalte
  • Bereitstellung strukturierter Inhalte für eine fehlerfreie Weiterverwendung ohne „Halluzinationen“
• Nutzung der Dokumentation als Grundlage für:
  • Chatbots
  • Terminologie Management
  • Metadatenmodelle

Content-Management-Systeme (CMS)

• After-Sales-Support für bestehende Systeme (Einrichtung, Optimierung, Erweiterung)
• Content-Erstellung und -Management im Umfeld von Shopsystemen
• Erweiterung des Dienstleistungsportfolios, z. B.:
  • ST4-Layouts (Franziska)
  • ST4-Programmierung (CCS Solution)
• Partnerprojekte mit gds (z. B. EasyBrowse)

Servicedokumentation

• Self-Service-Angebote, bei denen Supportanfragen direkt mit Dokumentation verknüpft werden

Dienstleistungen außerhalb der klassischen Technischen Redaktion

• Nutzung der Stärken der Technischen Redaktion im gesamten Unternehmen:
  • Informationen sammeln
  • Strukturieren
  • aufbereiten
  • verteilen und veröffentlichen
• Einsatz überall dort, wo strukturierte und modular organisierte Informationen benötigt werden

Bildungsangebote erweitern (intern/extern)

• Schulungen zum Digitalen Produktpass
• Schulungen zur neuen Maschinenverordnung
• Trainings zu KI-Themen

Kundenveranstaltungen anbieten

• Formate wie Round Tables einsetzen, um mit Kunden über weitere Dienstleistungen ins Gespräch zu kommen

Leuchtturmprojekte mit Kunden schaffen

• Welche Kunden könnten sich für eine Partnerschaft eignen?
• Welche Produkte und Themen bieten Potenzial?
• Was können wir aus dem Projekt herausholen?
  • Interne Zusammenarbeit an einem gemeinsamen Projekt
  • schafft Zusammenhalt
  • Individuelle Stärken
  • Portfolio erweitern (je nach Projekt)
  • Kundenbindung und neue Kunden ansprechen
  • Außenwahrnehmung
• Leuchtturmprojekt auf Messen usw. präsentieren
  Beispiel: Dometic-LKW-Klimaanlage

Was ist für uns intern wichtig

Künstliche Intelligenz gezielt einsetzen

• KI nutzen, um technologisch auf dem neuesten Stand zu bleiben und nicht den Anschluss zu verlieren
• Produktivität steigern und Arbeitsabläufe erleichtern (z. B. Recherche, Angebotserstellung)
• Eigene Erfahrungen sammeln, um Kunden kompetent beraten zu können
• KI zunächst vor allem als internes Thema nutzen, nicht zwingend direkt als Kundenleistung

Interne Kommunikation stärken

• Informationen im Unternehmen besser nutzen, um zusätzliche Dienstleistungschancen bei Bestandskunden zu erkennen

Wissen + Wissenstransfer fördern

• tecteamer schulen tecteamer neu denken, z. B.:
  • Workshops erweitern (praktisch und intensiver)
  • Illustratoren mehr mit einbeziehen
  • Themensammlung ggf. anders organisieren
  • Erfahrungen mit Kunden zum Thema machen (z. B. mit welchen Tools wird gearbeitet, welche Erfahrungen wurden gesammelt, was lief gut/schlecht, was macht der Kunde gut? …)
  • Diskussionsgruppen ergänzen (z. B. wenn kein Vortrag ansteht; Themenschwerpunkte bilden, z. B. Nachbesprechung des letzten Vortrags, Redaktionssysteme, KI, Terminologie, …)
• Weiterentwicklungs-/Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten und vorschlagen lassen
  • Möglichkeiten und Herausforderungen beim Einsatz von KI-Tools, Auffrischungs-schulungen
  • externe und interne Ressourcen nutzen (E-Learnings + Kooperation mit dem Bildungsinstitut), Soft Skills und technische Kompetenzen verbessern

Außenwahrnehmung verbessern

• Social-Media-Präsenz
  • Konzept Videoreihe (Unternehmensvorstellung, Workshop mit Kindern, Öffentliche Umfragen „Was ist Technische Kommunikation?“ / „Was macht ein technischer Redakteur?“, Schlechte Anleitungen als Negativbeispiel zeigen, Besuch auf der tekom mitfilmen)
  • KI-generierte Videos/ Abbildungen (Welche Aussage wollen/können wir damit treffen?)
  • Botschaften im Comicstyle, schafft Wiedererkennungswert
• Fachkonferenzen/Diskussionsrunden (intern und extern) etablieren, z. B. als eine Art kleine tekom-Tagung
• Unternehmens- und Wettbewerbsanalyse durchführen, z. B. SWOT-Analyse (Stärken und Schwächen-Analyse)
  • Warum kommt der Kunde zu uns und nicht zur Konkurrenz?
  • Haben wir Alleinstellungsmerkmale oder können wir diese generieren?
  • Wo können wir besser werden, damit die Leistungen interessanter für (potenzielle) Kunden werden?
  • Welches sind die wichtigsten Veränderungstreiber innerhalb und außerhalb des Unternehmens und wie werden sie voraussichtlich wirken?
  • Welche Hürden könnten auf uns zukommen?

Anregungen für soziales/internes Miteinander

• Regelmäßige, informelle Treffen (während der Arbeitszeit)
  • „First Friday Breakfast/ Lunch“/“Pizza day“/“Coffee Club“; dabei könnten auch Themen im informellen Rahmen besprochen werden, z. B. Ideensammlung für tecteamer schulen tecteamer
  • feste Termine vor Ort für ein Zusammentreffen in gelöster Runde
• Regelmäßige After-Work-Veranstaltungen
  • Themen saisonal und variabel
  • Beispiele: Kochen, Backen, Basteln, Kürbisschnitzen, Yoga, Politrunden, Filmabend, Weinverkostung, Krimidinner, Spieleabend, Flohmarkt, Bücherbörse, Bingo, Quizabend, Karaoke